İzmir'de Karabağlar Belediyesi örnek bir çalışmayla, arşivini hızla dijital ortama aktarıyor. Bu kapsamda oluşturulan ekipler milyonlarca kağıt, proje, belge, fotoğraf gibi malzemeleri tek tek tarayarak, kolayca ulaşılabilir hale getiriliyor.
İZMİR (İGFA) - Karabağlar Belediyesi'nin “Kurumsal Dijital Arşiv” projesi, billişim teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişmelerden en üst düzeyde yararlanılmasını amaçlıyor. Bu kapsamda oluşturulan web tabanlı “Arşiv Yönetim Sistemi” ile her türlü bilgi ve belgeye, yetkilileri tarafından kolayca ulaşılması hedefleniyor.
Öncelikle “Dijitalleştirme Usul ve Esasları” belirleyen yerel yönetim buna uygun olarak, Mali Hizmetler Müdürlüğü Sicil Arşivleri'nde yaklaşık 1 milyon 200 bin belgeyi dijitalleştirdi. Konusunda uzman ekipler çalışmalarını imar dosyalarını sayısallaştırmayı sürdürmeye devm eden ekipler, yaklaşık 7 ayı bulacak ve 2022 ortasına kadar tamamlanması hedeflenen projede; 5 milyon imar belgesinin, 450 bin metre projenin barkodlanması, tasnifi, yıpranmış eski tarihli belgelerin restorasyonu, sayısal ortama akıllandırılarak aktarılması ve fiziki arşivin düzenlenmesini sağlayacak.
Karabağlar Belediye Başkanı Muhittin Selvitopu, böylesine önemli ve kapsamlı bir projeyi yaşama geçirmekten büyük mutluluk duyacaklarını söyledi. Hizmetlerin vatandaşlara bu sayede daha hızlı ve nitelikli sunulacağını kaydeden Başkan Selvitopu, "Kurumsal kaynaklarımız daha etkili kullanılacak. Her türlü kağıt, belge, proje ve görsel malzemeye anında ulaşılacağı için yönetim, kontrol, raporlama ve denetim işlerimiz çok kolaylaşmış olacak. Ayrıca depolama maliyetlerimiz de azalacak. Sistem, belediyemizde kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi'yle uyumlu çalışacak. Böylece kağıt, kartuş, toner, fotokopi gibi birçok malzemede tasarruf sağlayacağız. Böylesine önemli bir dönüşümü yaşama geçirmek için ekipler aralıksız çalışıyor. Dijital Arşiv Sistemi'yle kurumsal yapımız çok daha güçlenecek" diye konuştu.